Firmă cu flotă auto
ITP, asigurări și rovinietă sunt urmărite pe fiecare vehicul, cu alertă către dispecer.
Serviciu · Automatizări și AI
Alerte pentru documente, autorizații și termene care expiră
Primești avertismente cu timp înainte să expire ITP-uri, autorizații, certificate sau contracte.
Preț orientativPreț la cerere
Stabilim prețul după ce înțelegem cerințele tale.
Ținem evidența documentelor cu termen și trimitem alerte la intervale stabilite către cei responsabili. Scopul este ca reînnoirea să nu se descopere abia în ziua expirării; alertele depind de datele confirmate și nu sunt o garanție legală.
Cum funcționează, pas cu pas
ITP-ul mașinii, autorizația unei echipe, un certificat sau un contract cu termen se uită ușor când sunt zeci. Serviciul ține un registru, adică o listă ordonată, cu fiecare document, data lui de expirare și persoana responsabilă. Cu timp înainte, sistemul trimite o alertă, iar dacă nimeni nu reacționează, o trimite mai departe, la o persoană de rezervă.
- Ce ne spui tu
Facem lista documentelor care au termen
Adunăm împreună tipurile de documente care contează la tine: asigurări, ITP, atestate, autorizații, contracte. Pentru fiecare notăm numele, data de expirare și un responsabil. Dacă ai deja un tabel sau poze cu documente, le folosim ca punct de pornire.
- Ce pregătim noi
Datele se confirmă înainte să fie urmărite
Citirea automată a datelor din poze sau PDF-uri poate ajuta, dar o dată de expirare citită de sistem este verificată de un om înainte să intre în registru. O dată greșită ar produce o alertă greșită sau, mai rău, nicio alertă.
- Cum funcționează
Alerte la intervale alese de tine
Stabilim când se anunță, de exemplu cu 90, 30 și 7 zile înainte, și pe ce canal: email sau, dacă oamenii au acceptat să primească mesaje acolo, WhatsApp. Dacă alerta nu e confirmată în timp util, ea urcă la o persoană de rezervă.
- Ce primești
Reînnoirea se bifează, apoi data se actualizează
Când documentul este reînnoit, responsabilul încarcă noul document și noua dată, iar urmărirea reia de la zero. Vezi oricând o listă cu ce expiră luna asta, luna viitoare și ce este deja depășit.
Exemplu ilustrativ: cum ar putea funcționa
Imaginează-ți o firmă de transport cu opt autoutilitare, fiecare cu ITP, asigurare RCA și rovinietă. Dispecerul primește cu 30 de zile înainte o alertă pentru ITP-ul unei dube, iar dacă o ignoră o săptămână, șeful de flotă primește aceeași alertă, cu numărul mașinii.
Alertele sunt la fel de bune ca datele introduse: o dată greșită sau un document lipsă din registru nu poate fi alertat. Trimiterea mesajelor depinde de sistemele de email sau WhatsApp folosite și de acordul destinatarilor, iar o alertă nu este o garanție legală că termenul va fi respectat. Răspunderea pentru reînnoire rămâne la firmă. Documentele pot conține date personale, deci accesul se limitează la cei responsabili.
Pentru cine este
Firme cu flote, personal autorizat, certificări sau contracte cu termen, unde o expirare uitată înseamnă amenzi sau opriri.
Ce rezolvă
- Termene urmărite în foi de calcul pe care nu le deschide nimeni.
- Reînnoiri făcute în ultimul moment.
- Lipsa unui responsabil clar pentru fiecare document.
Ce include
- Registru de documente cu dată de expirare și responsabil
- Alerte la 90, 30 și 7 zile, sau cum alegi tu
- Notificări pe email sau WhatsApp, dacă sunt configurate și permise
- Citirea datelor din documente, la cerere, cu confirmare umană
Exemple de utilizare
Echipe cu autorizații
Atestatele personalului au termen, iar responsabilul primește lista celor care expiră luna viitoare.
Servicii conexe
Extragere date din PDF și poze
Documente scanate, PDF-uri și poze devin date structurate, gata de folosit în alte programe.
Vezi serviciulAutomatizarea unui proces
Alegem un proces care consumă ore în fiecare săptămână și îl facem să ruleze singur.
Vezi serviciulAsistent pentru angajați
Angajații pun întrebări despre proceduri și documente și primesc răspunsuri din materialele firmei.
Vezi serviciulHai să discutăm
Te interesează Alerte pentru documente expirate?
Spune-ne ce ai nevoie și îți propunem o soluție adaptată, cu preț clar.